Modello di fattura proforma per l'export di olio d'oliva
La fattura proforma è il primo documento commerciale di un'operazione di export: è quella che fissa l'offerta, permette all'acquirente di aprire un credito documentario o di disporre l'acconto, e serve da base a tutti i documenti successivi (fattura commerciale, packing list, polizza di carico). Una proforma redatta male ritarda il pagamento e indebolisce l'intera transazione. Questa pagina Le spiega a che cosa serve, quali sono le sue menzioni obbligatorie, gli errori frequenti, e Le propone un modello da scaricare oltre a un generatore online.
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Avviso importante: questo modello è un supporto pratico, da far validare da un legale e dal Suo spedizioniere prima di qualsiasi impegno. Non costituisce un parere legale né fiscale.
In sintesi
- La proforma è un'offerta commerciale, non una fattura contabile di vendita: non registra alcun credito.
- Serve ad aprire il credito documentario (LC), a ottenere la licenza di importazione o ad attivare l'acconto.
- Menzioni chiave: prodotto + codice SA 1509, quantità, incoterm con luogo preciso, prezzo, validità dell'offerta, condizioni di pagamento.
- Errore n. 1: una proforma incoerente con la futura fattura commerciale e con la packing list.
- La generi senza errori con il generatore di documenti.
A che cosa serve una fattura proforma?
La fattura proforma formalizza una proposta di vendita prima dell'ordine fermo. A differenza della fattura commerciale (documento di vendita definitivo, contabile), la proforma è un documento d'offerta: non ha valore contabile e non registra un credito. Svolge tre funzioni concrete in un'operazione di export di olio d'oliva:
- Attivare il pagamento: è sulla base della proforma che l'acquirente dispone un acconto o chiede alla propria banca di aprire un credito documentario (veda il modello e la spiegazione della lettera di credito).
- Ottenere le autorizzazioni all'importazione: in molti Paesi l'importatore ha bisogno della proforma per richiedere la propria licenza di importazione o un'assegnazione di valuta.
- Fissare la trattativa: fissa nero su bianco il prodotto, la quantità, il prezzo, l'incoterm e i tempi — evitando così i fraintendimenti.
È anche la matrice dei documenti successivi: fattura commerciale, packing list e polizza di carico devono tutti concordare con essa.
Menzioni obbligatorie di una fattura proforma export
Una proforma export seria contiene come minimo:
- Venditore: ragione sociale, indirizzo, Paese, recapiti, eventualmente codice esportatore / matricola fiscale.
- Acquirente: ragione sociale, indirizzo, Paese.
- Numero e data della proforma, oltre alla sua durata di validità (l'offerta è datata).
- Designazione precisa del prodotto: « olio extravergine di oliva », categoria commerciale, origine, campagna olearia.
- Codice SA / nomenclatura doganale: 1509 per l'olio d'oliva (sottovoce in base a confezionamento e categoria).
- Quantità (peso netto e lordo, numero di unità) e confezionamento (fusti 200 L, IBC 1000 L, flexitank).
- Prezzo unitario e prezzo totale, nella valuta concordata.
- Incoterm 2020 con il luogo preciso (es. « FOB Radès », « CIF Rotterdam ») — veda la guida agli incoterm.
- Condizioni di pagamento: acconto, credito documentario, bonifico, tempi.
- Modalità di consegna: tempi, porto di imbarco, porto di destinazione.
- Se del caso: origine, condizioni di qualità (rinvio al certificato di analisi), coordinate bancarie.
La dicitura « Proforma Invoice » (o « Fattura proforma ») deve comparire chiaramente per distinguerla da una fattura commerciale.
Errori frequenti da evitare
- Confondere proforma e fattura commerciale: la proforma è un'offerta, non un documento contabile. Non la utilizzi per lo sdoganamento.
- Incoerenza con i documenti successivi: la proforma deve corrispondere alla futura fattura commerciale e alla packing list, al centesimo e al chilo.
- Incoterm senza luogo: scrivere « FOB » senza precisare il porto non ha alcun valore. Sempre « FOB + porto ».
- Dimenticare la validità dell'offerta: una proforma senza data di scadenza La impegna indefinitamente su un prezzo — pericoloso quando la quotazione dell'olio si muove.
- Codice SA mancante o errato: senza il 1509 corretto, l'importatore può valutare male i propri dazi doganali.
- Valuta o condizioni di pagamento imprecise: fonte di contenzioso e di ritardo nell'apertura della LC.
- Peso netto/lordo assente: bloccante per il calcolo del nolo e per la coerenza documentale.
Struttura tipo di una fattura proforma
| Blocco | Contenuto da compilare |
|---|---|
| Intestazione | Dicitura « Fattura proforma / Proforma Invoice », logo, n., data, validità |
| Venditore | Ragione sociale, indirizzo, Paese, contatto, codice esportatore |
| Acquirente | Ragione sociale, indirizzo, Paese |
| Prodotto | Designazione, categoria, origine, campagna olearia, codice SA 1509 |
| Quantità e confezionamento | Numero di unità, formato (fusto/IBC/flexitank), peso netto e lordo |
| Prezzo | Prezzo unitario, totale, valuta |
| Incoterm | Incoterm 2020 + luogo preciso (es. FOB Radès) |
| Pagamento | Acconto, credito documentario, bonifico, tempi |
| Consegna | Tempi, porto di imbarco, porto di destinazione |
| Piè di pagina | Coordinate bancarie, firma, timbro |
Modello di fattura proforma da scaricare (gratuito)
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FAQ — Fattura proforma export
Che cos'è una fattura proforma?
È un'offerta commerciale formalizzata prima dell'ordine fermo. Descrive il prodotto, la quantità, il prezzo e le condizioni, ma non ha alcun valore contabile: non registra un credito e non serve allo sdoganamento.
Che differenza c'è tra proforma e fattura commerciale?
La proforma è una proposta; la fattura commerciale è il documento di vendita definitivo e contabile, emesso dopo l'accordo, che serve allo sdoganamento e al pagamento. I due devono concordare al centesimo e al chilo.
La fattura proforma è un documento legale?
Non ha valore contabile, ma impegna commercialmente il venditore per la sua durata di validità. Faccia rileggere le Sue condizioni da un legale, soprattutto sulle clausole di prezzo e di pagamento.
Quali menzioni sono obbligatorie su una proforma export?
Venditore, acquirente, n. e data, validità, designazione del prodotto, codice SA 1509, quantità, peso netto/lordo, prezzo, valuta, incoterm con luogo, condizioni di pagamento e di consegna.
Si può aprire un credito documentario con una proforma?
Sì: è uno dei suoi usi principali. L'acquirente consegna la proforma alla propria banca per aprire la lettera di credito. Veda la nostra pagina sulla lettera di credito.
Quale codice SA indicare per l'olio d'oliva?
Il codice 1509 (olio d'oliva e sue frazioni). La sottovoce dipende dalla categoria e dal confezionamento — da confermare con il Suo spedizioniere.
Bisogna indicare l'incoterm sulla proforma?
Sì, sistematicamente, con il luogo preciso (« FOB Radès », « CIF Genova »). Un incoterm senza luogo non ha portata e falsa il calcolo del prezzo reso.
Per quanto tempo è valida una proforma?
Per la durata che Lei stabilisce (spesso da qualche giorno a qualche settimana). Sull'olio d'oliva, la cui quotazione varia, una validità breve protegge il Suo margine. Indichi sempre una data di scadenza.
La proforma serve allo sdoganamento?
No. Lo sdoganamento avviene sulla fattura commerciale definitiva. Presentare una proforma in dogana è un errore frequente.
Come evitare le incoerenze tra i miei documenti?
Emetta proforma, fattura commerciale e packing list a partire da un'unica compilazione. Il generatore di documenti garantisce totali coerenti.
Posso modificare una proforma dopo l'invio?
Sì, finché l'offerta non è accettata: emetta una versione rivista con un nuovo numero e una nuova data. Non modifichi mai un documento già utilizzato per aprire una LC senza l'accordo dell'acquirente.
Dove trovare un modello di fattura proforma affidabile?
Scarichi il modello PDF gratuito qui sopra, oppure generi direttamente il Suo documento con il generatore di documenti. Faccia sempre validare il risultato da un professionista.
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Dati di luglio 2026, indicativi e da riverificare prima di qualsiasi impegno. Modello da far validare da un legale. Fonti: nomenclatura doganale SA 1509, incoterm 2020, pratiche documentali export.
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